Politique de confidentialité
1. Champ d’application de la politique
La présente politique s’applique à tous les employés et collaborateurs de FLC (appelés ci-après : « membres de FLC ») lorsqu’ils collectent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des Renseignements Personnels (RP) dans le cadre de leurs fonctions chez FLC. Le cycle de vie des Renseignements Personnels est rappelé ci-dessous :
Source : cai.gouv.qc.ca
2. Objectif de la politique
Cette politique vise à :
- renseigner la population des renseignements personnels (RP) pouvant être détenus par FLC
- énoncer les principes directeurs mis en place par FLC pour protéger les RP collectés, conformément aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels
- et à mentionner les droits de la population vis-à-vis des RP qui les concernent.
Mise à jour de la politique : En continu, elle peut être modifiée ponctuellement afin de maintenir la conformité avec la loi et tenir compte de tout changement au cours des processus de collecte-utilisation-conservation-destruction et communication des RP.
3. Définitions
- Renseignements personnels
Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Un RP possède une nature, et il est considéré comme sensible s’il est de nature : médicale, biométrique, autrement intime (financier (ex. données salariales, informations bancaires…), assurance sociale, RAMQ, etc.). Un RP est confidentiel par défaut (source : cai.gouv.qc.ca)
4. Principes directeurs associés à la protection des RP chez FLC
a. Collecte des RP et consentements
Que collecte FLC ?
- Les membres de FLC ne collectent pas de RP des visiteurs sur le site internet.
- Les membres de FLC peuvent être amenés à collecter des RP directement auprès de leurs clients/prestataires, nécessaires aux fins de leurs activités, comme :
- Coordonnées : Nom-prénom- adresse courriel, adresse domicilie, numéro de téléphone
- Des adresses IP, dans le cadre spécifique de traitement de données de sondage en ligne
- Renseignements économiques : Strates de revenus, de chiffre d’affaires, de volumes-types de production, superficie -cheptel, autres coûts, nombre d’employés, etc.
- Afin de ne pas avoir plus de RP que les demandes initiales, les membres de FLC encouragent leurs contacts à ne pas leur communiquer plus de données que celles demandées. Et ils veillent à ce que les mineurs de moins de 14 ans ne leur fournissent pas de RP.
D’où proviennent les RP collectés par FLC ?
- Ces RP peuvent provenir :
- au cours de consultations/et ou de sondage en ligne demandés directement auprès personnes concernées, dans le cadre d’un mandat. Dans ce cas vos RP sont toujours utilisés à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, et ils sont dépersonnalisés.
- lorsque vous communiquez directement avec nous (ex. pour établir un contrat, contact (ex. nom, prénom, coordonnées, pour une demande de candidature spontanée, pour de la facturation-paiement de prestation, etc.)
- ou au cours de prestations spécifiques (directement avec la personne concernée) conseil agroéconomique spécifique
Comment FLC vous informe de la collecte de données ?
- Au moment de la collecte, les membres de FLC informent adéquatement toute personne de la collecte de renseignements qui la concerne, de l’utilisation qu’elle en fera et à qui elle communiquera ses renseignements à cette fin. Les membres FLC s’assurent que le consentement des personnes est manifesté de façon libre, et éclairé avant d’utiliser ou de communiquer ses renseignements.
b. Utilisation et communication des RP
À quoi servent les RP collectés par FLC ?
- Les membres de FLC utilisent les RP pour les fins précisées au moment de la collecte, notamment pour :
- Utilisation à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques. Les RP sont dépersonnalisés.
À qui, FLC communique les RP collectés, quels sont vos droits ?
- Tous les membres de FLC ont accès aux données collectées sauf pour les mandats jugés confidentiels (avec droits d’accès restrictifs).
- Les membres de FLC ne communiquent pas les RP à l’extérieur de l’entreprise.
- Relativement à la demande d’accès, une personne peut obtenir la communication des renseignements personnels la concernant. Outre la communication, la personne peut également faire rectifier ou supprimer un renseignement. Ce type de demande doit être fait de manière écrite à la personne citée dans la section 6 de cette présente politique. FLC a 30 jours civils pour vous répondre à partir de la réception de votre demande. à
c. Conservation et destruction des RP
Les membres de FLC peuvent dans le cadre de leurs fonctions conserver les RP sur l’environnement informatique de FLC. Une stratégie de conservation ainsi que de destruction des RP a été élaborée afin de veiller à la sécurité des RP.
5. Comment FLC protège les RP détenus ?
a. Évaluation des risques sur la protection des renseignements personnels et mise en place de mesure
Tous les membres de FLC doivent respecter les mesures prises dans la présente politique et dans le manuel d’évaluation de la gestion des risques sur la protection des renseignements personnels.
b. Évaluation des risques sur la protection des renseignements personnels et mise en place de mesure
Par la loi, on entend par « Incident de confidentialité » :
- l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
En cas d’incident de confidentialité, les membres de FLC doivent compléter un registre d’incident et suivre les procédures en conséquence.
6. Responsabilités
- Tous les membres de FLC sont liés par des accords de confidentialité chez FLC et sont tenus de respecter les mesures identifiées dans cette politique, dans le manuel de gestion des risques de FLC, et dans tous les autres documents-formations transmis par FLC en vertu de la Loi sur la protection personnelle.
- Pour toutes questions, informations concernant la présente politique, ou pour exercer vos droits face aux RP veuillez contacter : Responsable de la protection des RP : Margot Potoczek : mpotoczek@forestlavoieconseil.com